【基礎練習】英語で言いたいことを瞬間的に整理する[ビジネス英会話]

英語プレゼン、英会話で言いたいことをうまく説明したいけど、「え~」、「あ~」とかなかなか言えないんだよね。どう説明すればいいのかな。

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こんな疑問にお答えします。

英語の前にまずは日本語で言いたいことを整理しよう

「どうも、こんにちは。昨日話してたT社の件ですけど、相変わらず困ってるんですよ。細かい注文が多くて。見積もり持ってかないといけないし。それで、来月から担当者が替わるそうで、いつ挨拶に行けばいいかわからないし。その辺のところをフォローしてほしいんだけど。」

日頃、仕事で誰かにこんなお願いしてませんか?聞く方からすると”So what?”ですよね。

「人にものごとをお願いしたいなら整理してから言え!」というのは、英語プレゼンでも基本ですが、日本語で言いたいことを整理できないのに英語でできるわけありません。

整理のコツは、
①どんな情報か
②ポイントはいくつあるのか
です。

先ほどの例だと、①「依頼」が②「3つ(太字)」ということです。

情報の種類とポイントの数を考えよう

仕事をしている中でよく使われる情報の種類は、
依頼、報告、注意点、目的、問題、結果、提案、条件、考え、可能性、原因、解決案、特徴、メリット
です。

原因3つあります」のように、①情報の種類、②ポイントの数を整理して最初に伝えると、相手は聞く態勢を準備できます。

次の文章では、情報の種類とポイントがいくつあるか考えてみてください。

例1:「今日の山田さんとの打ち合わせをキャンセルして、この書類を設計の山本さんに届けてください」

例2:「朝起きたら、インターネットがつながらないし、電話も通じない。テレビは壊れてた。」

例3:「A社の田中様から電話がありました。来週の会議の日時を変更してほしいとのことでした。木曜日の午前中が良いとおっしゃってました。それと人数ですが、3名ではなく、4名でいらっしゃるそうです。」

例4:「(先輩に対して)課長からプレゼン資料を作るように言われたんですが。結構不安で、というのも初めてなんです。何枚ぐらい作ればいいんでしょうか?どういうストーリーで構成するのかもわかりません。グラフの作り方もわからないんです。すみませんが、教えてもらえませんか?」

整理した情報を説明してみよう

それでは、自分が話す内容を整理して伝える練習をしましょう。

例「大企業と中小企業、働くならどっちがいい?」
回答例「大企業で働く方が良いです。理由は3つ。1つ目、多くのチャンスがある。2つ目は、リソースがあるので、大きなことができる。最後に社会的な信用が得られる」

こんな感じで、どんなことでも良いので、瞬間的に考えてアウトプットすることを練習しましょう。

次に英語で、練習してみてください。

Topic 1 : Is it better to work at a large or small company?
Reason 1 :自分で考えた理由1
Reason 2 :自分で考えた理由2
Reason 3 :自分で考えた理由3

Topic 2 : Which is a better information source: Internet or newspapers?

Topic 3 : Which is more important: Product or marketing?

Topic 4 : Which do you like: Baseball or soccer?

練習問題:テーマ、大項目、詳細に分ける

日本語で例題を考えてみましょう。ちょっと長文です。

「みなさんから要望の多かった会議のコツを紹介します。まず、何よりも始めにすべきことは議題を整理したアジェンダを作ることです。あと、会議後にメンバーが内容を忘れないように議事録を送ることも重要です。次に、なかなか意見を言わない人もいるので、全員からきちんと発言をしてもらうように促すことです。あっ、言い忘れましたが、会議の初めには、全員で議題をきちんと共有しないと会議自体が散漫になるので、これも大切です。それと、参加メンバーから聞いた内容は要約して、その都度、確認してください。会議の最後にはまとまった結論を口頭でしっかりと確認することも重要なコツです。」

この文章を”テーマ”、”大項目”、”詳細”に分けて整理します。

テーマ:会議を効果的にする方法

大項目1:会議前
詳細1-1:アジェンダを作る
詳細1-2:議題を共有する

大項目2:会議中
詳細2-1:全員を参加させる
詳細2-2:内容を要約する

大項目3:会議後
詳細3-1:結論を確認する
詳細3-2:議事録を送る

慣れないうちは、紙に書くなどして、この型で表現してみてください。紙に書かなくても頭の中で整理できれば、そのまま説明するだけです。

図解 整理した情報を英語でシンプル、クリアに説明する方法

図で描くと、こんな感じになります。丸数字(①~⑨)の順番に説明します。

最初に①テーマをガツーンと動詞で説明します。次に、②大項目を3つ、そして③大項目1、④詳細1と説明します。

コツは、破線の④から⑤、⑥から⑦のように項目が替わるときに、間を少し入れて、20%ほど声を大きくすることで、聞く方は話が切り替わったことがわかりやすくなります。

では先ほどの例を、この形に当てはめてみましょう。私だったら、こんな感じで説明します。

①I’ll explain how to have effective meetings.

②There are 3 points.
First, before the meeting. Second, during the meeting and third, after the meeting.
I’ll explain the detail.

③First, before the meeting.
④In detail, make the agenda and share the topic.

⑤(+20%の声の大きさで) Second, during the meeting.
⑥(声の大きさはもとに戻す) Specifically, involve everyone and summarize ideas.

⑦(+20%の声の大きさで) Third, after the meeting.
⑧(声の大きさはもとに戻す) In particular, confirm conclusion and send minutes.

⑨Those are how to make meetings effective.

こんな感じで、まずは短く、コンパクトに説明する練習して、慣れてきたらそれぞれの詳細説明に補足を付けたすと、より相手に理解を促せるでしょう。付けたし過ぎて、話が長くならないように注意してください。

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