英語会議で使える英語フレーズ例文[ビジネス英会話]

うわー今日は英語の会議だ。うまく行くかな。いつも外国人が一方的に話して内容がまとまらないんだよね。どうすると良いんだろう。

こういう疑問にお答えします。

会議を、オープニング、会議での論議、クロージングと3つに分けて、英語での会議を効果的にするコツを紹介します。

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会議のオープニングでは目的と成果物を共有しよう

この会議で起こること、どんな成果が期待されているかをすべての参加者が会議のオープンニング時点で理解できると会議の質が高まります。そのためにも次のステップで会議のオープニングを進めましょう。

Step 1 会議の目的をシンプル、クリアにガツンと動詞で説明する

会議の目的をたくさん詰め込むと話がいろんな方向に発散します。特に初対面のメンバーとの会議では、1つの会議の目的を1つに絞る方が無難です。

会議のオープニングで使う表現:
・Today we will… (今日、我々は)
・Today’s goal is to…(今日の目標は・・・をすることです)
・This meeting is to…(今日の会議では、・・・を目的とします)

Step 2 会議で期待する成果物、アウトプットを示そう

会議を通じて得たいアウトプットを参加者で共有する際の表現:
・When we finish this meeting, we will have…(この会議が終わるときに、・・・を得ることになります)
・By the end, we should be able to…(最後に、・・・ができることが期待値です)

場合によっては、意見が割れて一つに決まらないこともあり得ます。そんな場合を想定して、意見が割れたら投票するなんてこともあります。そんな時には、次のようにルールを決めておきましょう:
・If we don’t agree, we have to decide to vote at the end of this meeting.(もし、合意できなければ、会議の最後に投票で決めます)

Step 3 会議の全体像を共有しよう

参加者に会議のトピック、形式、各自の役割を理解してもらいます。トピックはいくつ、どんな内容のものがあるのか。会議形式は、論議(discussion)なのか、報告(report)なのか。参加者には、どういう役割を持ってもらいたいのかを伝えましょう。

・We have three items on the agenda:First, we will… Second, … Third, …

会議のオープニングで会議目的、アウトプットを説明する例文

会議目的で最も多いのは、ディスカッション、論議ですね。論議をすることを目的とする会議のオープニングで会議目的とアウトプットを説明する例文を紹介します。

・会議目的を紹介する:We will discuss the recent market trend.
・アウトプットを説明する:By the end of the meeting, we will understand the most important trend.

オープンニングで目的、アウトプットを共有できたら会議の中身に入ります。

会議中での発言に使える英語表現

自分の意見を伝える場合に、”I think…” だと弱い

会議中に自分の意見を主張、伝えたい場合は、”I think…”だと主張として弱いので、次のような表現をなるべくいくつか組み合わせて使いましょう。

・I find…
・I consider…
・I’m confident that…
・From my perspective…
・I believe…
・In my view…
・In my opinion…

自分の意見が、適切、クリア、具体的、論議との関連、他の意見とダブってない、重要かはあらかじめ判断したうえで発言することが重要です。

自分の発言に補足説明を追加して参加者の理解を促そう

せっかくの発言も単発で終わらせてしまっては、全員の理解を得られることができません。英語会議では、少ししつこいと思うぐらいに自分の主張を補足、強化させるための表現を使いましょう。

具体例を追加する表現:
・For example…
・Specifically…
・In particular…

理由を説明する表現:
・This is because…
・My reason is…

ポジティブに提案する表現:
・It’d be better to…
・We should…/had better…

会議のクロージングに使える便利な英語表現

会議をうまくクロージングできると達成感が得られ、会議後のコミュニケーションがはずみ、誤解も防げます。こういった点は、オープニングの重要性に似てますね。

会議のクロージングを宣言しよう

クロージングは、きっぱり「おしまい」とわかるように参加者に対して宣言しましょう。
・We have reached our goal, so let’s wrap up.
・We are almost out of time, so let’s close this meeting.
・It’s time to close this meeting,…

会議のクロージングに会議目的を再確認しよう

・The purpose of today’s meeting was to … We were able to…
・Today’s goal was to … We now have …
・In this meeting, we… We now understand…

トピックスを再確認しよう

・Today we discussed 3 main topics…
・Unfortunately, we didn’t find a solution to …
・Next time, Mr. Suzuki will … by …

宿題が出た場合には、英語の”homework(宿題)”は使わず、”action items”、または”action tasks”と言う方がポジティブです。宿題は日本語、英語問わずネガティブに思われるようです。

最後は笑顔で参加者に感謝を伝えよう

会議の最後はもちろん、笑顔で”Thank you.”ですよね。

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参考図書:
The Essential Managers Handbook: The Ultimate Visual Guide to Successful Management

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