今日も仕事が終わらない。また終電か。
期限を守れると思ってたのに・・・不安
仕事がどんどん詰め込まれてストレスが溜まる。
こんな悩みにお答えします。
この記事で紹介する方法は、私が20年もの会社員生活を通じて得てきた方法で、実践することで、仕事が終わらない不安、ストレスから解放されます。
なぜなら、仕事が終わらない原因の多くは、あなたの仕事の仕方に原因があり、ほとんどはあなた自身で解決できるからです。
すぐにできることと、日々の積み重ねのことはありますが、日々、改善して、仕事が終わらない不安、ストレスから解放されましょう！
私の会社には、「残業 ＝仕事」と勘違いして、だらだら会社に居座る新人がいますが、残業を前提にした仕事では、不安・ストレスが溜まるばかりですし、仕事の不安、ストレスなく仕事を続けられる人が、一番効率よく仕事ができます。
この記事では、仕事が終わらない不安、ストレスの原因と具体的な対処方法を解説します。
記事を読み終えると、仕事を効率よく終わらせて不安、ストレスを解消する方法がわかるので、早速実践しましょう。
仕事が終わらない原因は5つ。不安、ストレスの原因のほとんどは自分で改善できる
仕事が終わらない、不安、ストレスが溜まる原因は次の5つ：
- 仕事の優先順位をつけない
- 仕事に必要な時間を見積もらない
- 何をすれば良いのかわからず、何もしない
- 言われた仕事をやる、待ち状態になっている
- そもそも仕事量が多く、同僚と比べて2〜3倍以上ある
解説します。
仕事が終わらない原因1. 仕事の優先順位をつけない
あなたは、“上司があなたの仕事の優先順位をつける”と思っていませんか？
そんな前提は捨てましょう。
なぜなら、上司は、
- 部下が、仕事の優先順位を付けられるようになってほしい
- 部下のあなたをフル稼働させることが上司の仕事
と考えているからです。
実際に、私が部下に仕事を指示するときは、アウトプットと期限だけを伝えるだけです。
それまでに頼んでいる仕事も含めて、追加で依頼した業務の優先順位付けは部下から相談がない限り、「いくつも仕事を頼んでいるけど、自分で解決できるんだな、やろうとしてるんだな」と上司は思ってます。
できる部下には、もっと雑な指示しか出しませんし、そもそも雑な指示しか出さない上司もいます。
自分で仕事の優先順位を付けられない人は、次々に仕事を詰め込まれて、仕事が終わらない不安、ストレスが溜まる一方です。
仕事が終わらない原因2. 仕事に必要な時間を見積もらない
業務量があふれているのに気にせず、仕事をほいほい引き受ける人は多いです。
必要な時間を積み上げると3日かかるのに、納期を明日で約束してたりします。
仕事を引き受けることは大事ですが、仕事は期限があるので、期限を守ることが信頼を得るためにも重要です。
良かれと思って引き受けた仕事なのに、「やるやる」とだけ言って、期限を守れない「やるやる詐欺」と呼ばれます。
不安、ストレスの元になります。
仕事が終わらない原因3. 実は最も多い！何をすれば良いのかわからないから何もしない。不安、ストレスが溜まって鬱(ウツ)の原因
仕事のアウトプットイメージがないまま、とりあえず仕事を引き受ける人は多くいます。
なぜなら、
・「わからない」と言いたくない
・何とか自分で解決したいと抱え込む
からです。
「わからない」と言われなければ上司は「問題ない」と考えますし、「わからない」と言われても、「やり方は自分で考えて」と言われるケースが多いでしょう。
やったことがない仕事を頼まれても、どれぐらい時間がかかるかを考えず、まず「はい」とだけ答えて、期限切れになるのは最悪です。避けましょう。
仕事が終わらない原因4. 言われた仕事をやる、待ち状態になっている
言われた仕事だけやれば良いと考えて、自分から動かず、常に待ち状態になっている人は多いです。
言われた仕事の全体像、背景、目的がわからないまま仕事をする人に多く見られる傾向です。
新人であれば仕方ないですが、ベテランになっても「言われてからやる」スタンスだと仕事を終えたら次の業務、それを終えたらまた次の業務が来ると感じるので、いつまでも達成感を得られず、仕事の不安、ストレスが溜まる原因になります。
仕事が終わらない原因5. そもそも仕事量が多く、同僚と比べて2〜3倍以上ある
原因1〜4に該当せず、そもそも仕事量が多いと、定時時間に仕事が終わらない不安とストレスは増すばかりです。
同僚と比較して2〜3倍も仕事があると、どう頑張っても定時時間に終わりません。
毎日、仕事に追われた働き方を続けると、不安とストレスが蓄積され、精神的につらく、”うつ”または”そう”な状態になる傾向があります。
実際に、私の会社でも残業が多く忙しい部署ほど、退職者、転職者が多いです。
転職サイトのリクナビNEXTによると、退職理由の本音ランキングの2位が労働時間の不満でした。
1位：上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった（23％）
2位：労働時間・環境が不満だった（14％）
3位：同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった（13％）
4位：給与が低かった（12％）
5位：仕事内容が面白くなかった（9％）”
出典：リクナビNEXT
仕事が終わらない原因への対処方法1. 自分で仕事の優先順位を付けて上司と共有する
仕事の優先順位を付ける手順は、
- 自分で優先順位を付ける
- 上司と優先順位を論議して認識を合わせる
- 上司と認識を合わせた優先順位を必ず守る
- 割り込み仕事が入ったら、その都度、優先順位を見直し、上司と合わせる
- ただし、15秒で終わる仕事は最優先で終わらせる
です。
順番に解説します。
①自分で仕事の優先順位を付ける方法：あなた自身で、仕事を重要度、緊急度で仕分ける
仕事の優先順位を見える化する方法に、
・縦軸に重要度
・横軸に緊急度
で仕事をマッピングする”重緊マップ”があります。
重緊マップを使って、仕事の優先順位を見える化した後に、
第1優先：重要度が高い & 緊急度が高い 仕事
第2優先：重要度が高い & 緊急度が低い 仕事
第3優先：重要度が低い & 緊急度が高い 仕事
第4優先：重要度が低い & 緊急度が低い 仕事
にしたがって、
・まず、第1優先の仕事
・次に締め切り間近の第3優先ではなく、必ず第2優先の仕事
に取組みましょうというものです。
優先順位がなく仕事を列挙しただけでは、ただのリストなので、重要度、緊急度で仕分ける重緊Mapは有効なツールです。
重要度と緊急度は、あなた自身の仮説で仕分けして、上司に説明できるようにしましょう。
②自分で付けた優先順位を上司と合わせることが最重要
自分で優先順位を付けたら、必ず上司と論議して合わせましょう。
なぜなら、あなたの優先順位が、上司の優先順位と同じとは限らないからです。
実際に、上司が期待する仕事の順番と納期は、あなたの考えとずれているかもしれません。
上司はさらに上司の指示があるので、あなたに仕事を頼んだあとに、優先順位が変わる可能性があります。
上司と重要度、緊急度を論議するポイントは、
・業務実行の責任者として、あなたの意見をきちんと伝える
・あなたと上司の重要度、緊急度の差の原因を理解してPDCAを回す
ことです。
何も考えずに上司の言いなりになるのはダメです。
実業務を理解しているのはあなたなので、優先順位がずれる場合には、一つ上位の目的に戻って、認識を合わせましょう。
優先順位を上司と合わせることで、
- あなたがきちんと仕事をやり遂げようとしている
- 現時点の業務の進捗が見える
ので、上司は安心です。
③上司と決めた優先順位は必ず守る！だらだらメールチェックは絶対だめ！
大切なのは、上司と決めた優先順位を必ず守ることです。
せっかく上司と合わせた優先順位なのに、決めたそばから関係ないメールやネット情報をだらだら見てては、何の成果も上げられません。
関係ない仕事は遮断して、決めたことをやりましょう。
④割り込み仕事が入ったら、優先順位を見直し、上司とレベリングする
いくら優先順位を決めても、突発業務は入ります。その都度、上司と優先順位を合わせましょう。
「ちょっとだけなら大丈夫」と優先順位を見直さないと、いずれ手詰まるからです。
たとえば、「今、来週期限のOOをやってますけど、一旦止めていいですか？今から、そちらの業務をやれば、二日ぐらいでできると思います。」と他の業務を含めて、上司と優先順位を決め直しつつ進めましょう。
上司にあなたの業務を常に見えるようにしましょう。
⑤15秒で終わることは、重要度、緊急度を判断する前にさっさとやる
実際には15秒で終わらないかもしれませんが、
- 書類をスキャンしてメールする
- 会議の資料をまとめて送る
- イベントのアンケートに回答する
と言った15秒仕事は、見た瞬間に片付けましょう。
なぜなら、この手の仕事は、優先順位をつけたり、to doリストを作る時間がもったいないからです。
実際に、メールを開いて、「また後で良いか」と閉じてしまうと、後で、また開いて閉じるだけで時間が倍かかります。
その場でできることを貯めておくと、いろんな締め切りが重なる可能性があります。
15秒仕事はその場でやりましょう。
「すぐ終わることなのに、あの人、いつも締め切り間近だよな。」
と15秒でできるのに、締め切りを守れない人は誰からも信用されません。
すぐにできることは最優先で片付けましょう。
仕事が終わらない原因への対処方法2. ：仕事に必要な時間を見積もる
優先順位を付けたら、それぞれの仕事にどれぐらい時間が必要かを見積もりましょう。
仕事に必要な時間を見積もる最大の目的は、自分でPDCAを回せるようになること
仕事に必要な時間を見積もる最大の目的は、計画と実際のギャップを分析して、日々の精度と効率を向上させることです。
なぜなら、仕事は何度も繰り返し発生するからです。
初めての仕事だと時間がかかったとしても、次から工夫して短時間、高い質のアウトプットにつなげられるよう自分でPDCAサイクルを回すことが大切です。
仕事にかかる時間を見積もる時間をもらおう
「この仕事なら、3日かかるな」といった見当がつかないなら、まず見積もる時間をもらいましょう。
こんな感じです。
見積もる際には、どういう段取りで仕事を進めれば、できそうかを考えてください。
仕事に必要な時間は、あなたのイメージの1.3~3倍が相場
仕事に必要な時間を見積もるには、その仕事を
- 各工程にバラす
- それぞれにかかる時間を出す
- 各工程の順番を整理する
ことです。
各工程に要する時間に、少なくとも30%のマージンをとりましょう。
マージンがないと、トイレも行けません。
あなたが新人または2〜3年目であれば、必要と思う時間の3倍は見積もりましょう。
例えば1時間で終わると思ったら、3時間かかると見積もります。
「そんなにかかるの？」と上司に思われても、早く終わると喜ばれますが、避けたいのは、「早くできます」と言って、遅れると「約束を守らない人」と思われるだけです。
経験にもよりますが、1.3から3倍のマージンで、残業なしで計画し、1日の時間から溢れる場合には、納期を伸ばすか断るのがおすすめです。
最悪、残業でカバーできます。
仕事が終わらない原因への対処方法3. ：わからない仕事こそ成長に繋がる。チャレンジを楽しもう
どうすれば良いのかわからない仕事だと、上司に聞きつつ進めるのが鉄則ですが、上司が忙くて聞く時間がない場合の対処法を紹介します。
わからないから何もしないままだと、あなたの不安、ストレスは解消されません。
やったことがある3人を探してヒアリング。全く新しい仕事は、そんなにない
あなたにとって新しい仕事でも、会社でやった人がいない仕事は、そうそうありません。
全く同じ仕事はないかもしれませんが、似たような仕事をしたことがある人を探せば、そこそこいるものです。
過去に同様の仕事をした人を探しましょう。
1人だけに聞くのは、その人の仕事の仕方が効率の良い方法かどうかわかりませんので、3人探して、聞きましょう。
あなたなりに方法とアウトプットイメージができる感覚をつかむことが重要です。
過去のレポート、社内基準を見まくって、アウトプットイメージを早めに作ろう
過去にやった人の意見を聞くだけでなく、具体的な過去のレポート、社内基準を見ることでアウトプットイメージができます。
期限ぎりぎりに見るのではなく、わからない仕事こそ早めに見て、期限に間に合いそうかどうかを確認しましょう。
15分考えても仕事がわからないなら、上司に伝えて、進捗をレビューしてもらおう
時間をかければできることであれば、不安なくやれば良いだけです。
ですが、15分考えても手が動かない仕事は、１週間あっても何もできません。
潔く、上司に「まったくわかりません。どうすればできるか、教えてください」と伝えましょう。
大切なのは、わからないから何もしないのではなく、わからないから、上司のサポートを得つつ、あなた自身がやり切りたいことを伝えることです。
そして、納期よりも前に上司への中間報告の時間をもらって、進捗レビューをしてもらいましょう。
これで不安、ストレスは随分、解消されるはずです。
仕事が終わらない原因への対処方法4. ：”待ちの姿勢” から “次の仕事を予測する” スタイルに変えて不安とストレスを解消！
待ちから攻めへ転じるためには、今やっている仕事の次に何が起こるかを予測する必要があります。
次の仕事を予測するステップ1 仕事の目的・全体の位置付けを理解する
最初は、言われた仕事をこなすにせよ、
「この仕事の背景、目的は何だろうか？」
「会社、部署、プロジェクトの中での位置付けは？」
を理解しつつ、仕事をする癖をつけましょう。
それだけで、「じゃあ、次はこうなるな」と予測できるようになります。
次の仕事を予測するステップ2 同じ仕事を100回繰り返し再現できる仕事をする
大抵の仕事は似たようなことの繰り返しです。
ですが、都度、アウトプットを出すことに専念して、一回コッキリのやり方で仕事をしがちです。
エクセル計算、プログラミングなど、仕様書や説明・注意書きをがないので、コピペで住むのに都度、一から作り直す仕事はやめましょう。
最初から、「同じことを100回やるには、どうするのが良いか？」を考えつつ取り組みましょう。
次の仕事を予測するステップ3 予測した仕事を前もって仕込むことで提案型の仕事ができる
上司の依頼が来る前に、予測した仕事を仕込んで、あなたなりの考察をしましょう。
上司から仕事がきた時に、
「すでにやってまして、現在XXな状態で、OOまでに終わる予定です。」とか、
「結果から、OOが原因だとわかったので、改良しました。」
と即答できると良いですね。
聞かれる前に、あなたから提案できる仕事の仕方が理想です。
仕事が終わらない原因への対処方法5. ：そもそも仕事量が多い
完璧主義は捨てて、まず帰る。人はテンパった時が最も効率良い
仕事をやり切ることは大切ですが、スピード重視の世の中なので完璧主義は捨てましょう。
だらだら残業して、仕事に時間を費やすのは、あなたにとっても会社にとっても良いことはありません。
定時間(8時間)でできることを増やすことが重要ですので、完璧主義は捨てて、さっさと帰りましょう。
「今日できなかった、明日OOしなきゃ」と軽くテンパった人の方が、業務の効率は良いです。
日本人は、残業が常習化してますが、早く効率よくできることを、のんびりやる習慣を若い頃に身に付けると将来、絶対困るので、「残業＝居残り＝仕事が遅い人」というマインドに変えましょう。
期限に間に合わない、終わりそうにない場合のおすすめは白旗！期限前に進捗を示すこと
期限に間に合いそうにない場合には、必ず期限前に上司に相談しましょう。
白旗を上げて降参しましょう。
なぜなら、期限が仕事では最優先だからです。
ただ、「間に合いません」とだけで報告するのではなく、
- ooが想定以上に時間がかかったので、後2日ほど追加で必要です
- 1人サポートが欲しいです
- 別の仕事の期限を遅らせる
のように、できるための代替案を提案しましょう。
期限通りにアウトプットを出すことは当たり前です。必ず、期限前に報告しましょう。
なぜなら、期限前であれば、上司のイメージとずれていても、修正できるからです。
8割のできで、期限の2割前にアウトプットするのがおすすめです。
5日かかる仕事であれば、4日目に報告しましょう。
同僚と比べて客観的に見積もっても仕事が多い場合は、上司に相談！ダメなら異動か転職！
- そもそも仕事が多く残業しても終わらない
- 同じ部署の人も辞めていくばかりで増えない
場合は、他部署への異動希望を出すか、転職を考えましょう。
マネジメントが機能していない部署、ブラック企業によくある特徴だからです。
部署異動のフリーエージェント制度を導入している企業なら、残業時間がきちんと管理されている部署を探して異動しましょう。
マネジメントが機能していない企業なら、さっさと転職を考えましょう。
転職するには、まず転職サイト、エージェントに登録しましょう。登録自体は無料です。
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まとめ 仕事が時間通りに終わらない5つの原因と対処法
仕事が終わらない原因と対処法を紹介しました。
仕事が終わらない原因と対処法は、
- 仕事の優先順位をつけない⇒自分で優先順位をつけて、上司と認識を合わせる
- 仕事にかかる時間を見積もらない⇒自分で思う1.3~3倍の時間で見積もる。見積もりと実際のギャップ分析のPDCAを回す。
- 仕事を締め切り順に進める⇒依頼されたらすぐ始めて必要な時間の精度を上げる
- 待ちの姿勢になっている⇒全体からの位置付けを理解して、次の仕事を予測する
- そもそも仕事量が多い⇒完璧主義を捨てて、6割でもアウトプットを出す。
マネジメントが機能していない会社なら転職を考える。 仕事の最優先は期限を守ることです。 この記事の内容を実践して日々、達成感を味わいましょう！
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