今日も仕事が終わらない。また残業か。
期限を守れると思ってたのに・・・
こんな悩みにお答えします。
本記事の内容
・仕事が終わらない原因は4つ：
①優先順位をつけない
②時間を見積もらない
③締め切り順に始める
④そもそも仕事量が多い
・対処方法
この記事で紹介する方法を実践すると、仕事が終わらないストレスから解放されます。
なぜなら、仕事が終わらないのには、原因があり、対処法も既に確立されているからです。
今まで多くの本を読んで実践して、積み上げてきた方法を紹介します。
この記事では、仕事が終わらない原因と具体的な対処方法を解説します。
記事を読み終えると、仕事を終わらせる方法がすぐ実践できます。
仕事が終わらない原因は4つ。ほとんどは自分で改善できる
仕事が終わらない、時間ばかりかかる原因は次の4つです。
- 仕事の優先順位をつけない
- 仕事にかかる時間を見積もらない
- 仕事を締め切り順に進める
- そもそも仕事量が多い
解説します。
仕事が終わらない原因1. 仕事の優先順位をつけない
あなたは、”上司が仕事の優先順位をつける”と思っていませんか？
そんな前提は捨てましょう。
なぜなら、上司は、
- 部下が、仕事の優先順位を付けるようになってほしい
- あなたがテンパる、フル稼働させることが上司の仕事
と考えているからです。
実際に、私が部下に仕事を指示するときは、アウトプットと期限だけを伝えるだけです。
それまでに頼んだ仕事との優先順位付けは部下から相談がない限り、「自分で解決できるんだな、やろうとしてるんだな」と思ってます。
できる部下には、もっと雑な指示しか出しませんし、雑な指示しか出さない上司もいます。
自分で仕事の優先順位を付けないと、次々と仕事を詰め込まれると感じるでしょう。
仕事が終わらない原因2. 仕事にかかる時間を見積もらない
仕事のアウトプットイメージがないまま、とりあえず仕事を引き受ける人は多くいます。
なぜなら、「わからない」ことを恥ずかしいと思うからです。
「わからない」と言われなければ上司は「問題ない」と考えますし、「わからない」と言われても、「考えて」と言うケースが多いでしょう。
やったことがない仕事を頼まれても、どれぐらい時間がかかるかを考えず、まず「はい」とだけ答えて、期限切れになることは避けましょう。
仕事が終わらない原因4. そもそも仕事量が多い
一番やっかいなのが、そもそも業務量が多く、マネジメントが破綻している会社、部署の場合です。
あなたの会社、部署がこんな場合には、迷わず転職するか、他部署へ異動することを考えましょう。
なぜなら、毎日、仕事に追われた働き方を続けると、精神的につらく、”うつ”または”そう”な状態になるからです。
実際に、私の会社でも残業が多く忙しい部署ほど、退職者、転職者が多いです。
転職サイトのリクナビNEXTによると、退職理由の本音ランキングの2位が労働時間の不満でした。
1位：上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった（23％）
2位：労働時間・環境が不満だった（14％）
3位：同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった（13％）
4位：給与が低かった（12％）
5位：仕事内容が面白くなかった（9％）”
出典：リクナビNEXT
仕事が終わらない原因への対処方法1. 自分で仕事の優先順位を付ける
仕事の優先順位を付ける手順を解説します。
結論は、
- 自分で優先順位を付ける
- 上司と優先順位を論議して認識を合わせる
- 割り込み仕事が入ったら、その都度、優先順位を見直し、上司と合わせる
- ただし、15秒で終わる仕事は最優先で終わらせる
です。
順番に解説します。
①自分で仕事の優先順位を付ける方法：To doリストと重要度、緊急度
To doリストを使っている人は多いでしょう。
ですが、優先順位がなく仕事を列挙しただけでは、ただのリストです。
なぜなら、仕事には、重要度、緊急度に応じて優先順位があるからです。
To doリストには、重要度と緊急度も記入しましょう。
重要度と緊急度は、あなた自身の仮説で構いませんが、必ず、上司に説明できるようにしましょう。
②自分で付けた優先順位を上司と論議して合わせる
自分で優先順位を付けたら、必ず上司と論議して合わせましょう。
なぜなら、あなたの優先順位が、上司の優先順位と同じかどうかわからないからです。
実際に、上司が期待する仕事の順番、納期があなたの考えとずれているかもしれません。
上司はさらに上司の指示があるので、あなたに仕事を頼んだあとに、優先順位が変わっている可能性があります。
上司と論議するポイントは、あなたの意見をきちんと伝えることです。
上司の言いなりになるのはダメです。
実業務を理解しているのはあなたなので、優先順位がずれる場合には、一つ上位の目的に戻って、認識を合わせましょう。
優先順位を上司と合わせることで、
- あなたがきちんと仕事をやり遂げようとしている
- 現時点の業務の進捗が見える
ので、あなたの上司は安心できます。
③割り込み仕事が入ったら、優先順位を見直し、上司とレベリングする
いくら優先順位を決めても、突発業務は入ります。その都度、上司と優先順位を合わせましょう。
「ちょっとだけなら大丈夫」と優先順位を見直さないと、いずれ手詰まるからです。
たとえば、「今、来週期限のooをやってますけど、一旦止めていいですか？今からやれば、二日ぐらいでできると思います。」と他の業務を含めて、上司と優先順位を決めながら進めましょう。
上司にあなたの業務を常に見えるようにしましょう。
④15秒で終わることは、To doリストに書く前にさっさとやる
実際には15秒で終わらないかもしれませんが、
- 書類をスキャンしてメールする
- 会議の資料をまとめて送る
- イベントのアンケートに回答する
と言った15秒仕事は、見た瞬間から片付けましょう。
なぜなら、この手の仕事は、優先順位をつけたり、to doリストを作る時間がもったいないからです。
実際に、メールを開いて、「また後で良いか」と閉じてしまうと、後日、また開いて閉じるだけで時間が倍かかります。
その場でできることを貯めておくと、切羽詰まってたときにいろんな締め切りが重なる可能性があります。
15秒仕事はその場でやりましょう。
仕事が終わらない原因への対処方法2. ：仕事に必要な時間を見積もる
優先順位を付けた次に、それぞれの仕事にどれぐらい時間がかかるか見積もりましょう。
仕事に必要な時間は、イメージの1.3~3倍が相場
仕事に必要な時間を見積もるには、その仕事を
- 各工程にバラす
- それぞれにかかる時間を出す
- 各工程の順番を整理する
ことが大切です。
見積もりなく手を付けるとダラダラと仕事してしまうからです。
実際に見積もったとしても、1日8時間びっちり埋めるとトイレすら行けなくなります。
少なくとも10%のマージンは必要です。例えば1時間で終わると思ったら、3時間かかると見積もりましょう。
経験にもよりますが、1.3から3倍のマージンがおすすめです。
仕事に必要な時間を見積もる最大の目的は、自分でPDCAを回せるようになること
仕事に必要な時間を見積もる最大の目的は、計画と実際のギャップを分析して、日々の精度と効率を向上させることです。
なぜなら、仕事は何度も繰り返し発生するからです。
初めての仕事だと時間がかかったとしても、次から工夫して短時間、高い質のアウトプットにつなげられるよう自分でPDCAサイクルを回すことが大切です。
やったことがない仕事は、現状把握に必要な時間を見積もる
やったことのない仕事だと、必要な時間が見積もれません。
そんな時には、工数を見積もる時間をもらいましょう。
やり方がわからないまま着手すると、うまくいくわけがありません。
「やったことがないので、どれぐらいかかりそうか調べる時間をください。」と言って、見積もり時間をもらいましょう。
その仕事をやったことがある3人ぐらいにヒアリングして工程と時間を見積もり、上司にアウトプットイメージと時間をレベリングしましょう。
仕事が終わらない原因への対処方法3. ：仕事を締め切り順ではなく、すぐ手を付けて当たりを付ける
締め切りから逆算するのではなく、見積もり精度を確認するために、すぐ始める
時間がかかる仕事を納期から逆算したギリギリの時間から始めるのは期限切れになるリスクが高くなります。
なぜなら、想定外が起こる可能性があるからです。
時間がかかる、計画の精度に自信がない仕事ほど、早く始めて、自分の見積もり精度を確認しましょう。
具体的には、15分で6割程度のアウトプットイメージができる、「できそうだな」という感覚がつかめることです。
目標は15分で6割のアウトプットイメージができること
期限通りにアウトプットを出すことは当たり前です。できれば、期限前に報告しましょう。
なぜなら、期限前であれば、上司のイメージとずれていても、修正できるからです。
8割のできで、期限の2割前にアウトプットするのがおすすめです。
5日かかる仕事であれば、4日目に報告しましょう。
期限に間に合わない、終わりそうにない場合のおすすめは期限前に進捗を示すこと
期限に間に合いそうにない場合には、必ず期限前に上司に相談しましょう。
なぜなら、期限が仕事では最優先だからです。
ただ、「間に合いません」とだけで報告するのではなく、
- ooが想定以上に時間がかかったので、後2日ほど追加で必要です
- 1人サポートが欲しいです
- 別の仕事の期限を遅らせる
のように、できるための代替案を提案しましょう。
仕事が終わらない原因への対処方法4. ：そもそも仕事量が多い
仕事量が多くてもどんどんこなそう！完璧主義は捨ててスピード重視
仕事をやり切ることは大切ですが、スピード重視の世の中なので完璧主義は捨てましょう。
なぜなら、あなただけが「ここまでやらないと・・・」と感じるレベルまで、上司は期待していないかもしれないからです。
実際、上司の期待値は、あなたの6割、8割かもしれませんし、会社には8割から10割にするのが得意な人もいます。
大切なのは、あなたが出した後に、上司や他の人が仕上げてくれたら、最終形を必ず確認して、次はそこまでできるようにすることです。
同僚と比べて客観的に見積もっても仕事が多い場合は、上司に相談！ダメなら異動か転職！
- そもそも仕事が多く残業しても終わらない
- 同じ部署の人も辞めていくばかりで増えない
場合は、他部署への異動希望を出すか、転職を考えましょう。
マネジメントが機能していない部署、ブラック企業によくある特徴だからです。
部署異動のフリーエージェント制度を導入している企業なら、残業時間がきちんと管理されている部署を探して異動しましょう。
マネジメントが機能していない企業なら、さっさと転職を考えましょう。
転職するには、まず転職サイト、エージェントに登録しましょう。登録自体は無料です。
まとめ 仕事が時間通りに終わらない4つの原因と対処法
仕事が終わらない原因と対処法を紹介しました。
仕事が終わらない原因と対処法は、
- 仕事の優先順位をつけない⇒自分で優先順位をつけて、上司と認識を合わせる
- 仕事にかかる時間を見積もらない⇒自分で思う1.3~3倍の時間で見積もる。見積もりと実際のギャップ分析のPDCAを回す。
- 仕事を締め切り順に進める⇒依頼されたらすぐ始めて必要な時間の精度を上げる
- そもそも仕事量が多い⇒完璧主義を捨てて、6割でもアウトプットを出す。
マネジメントが機能していない会社なら転職を考える。 仕事の最優先は期限を守ることです。 この記事の内容を実践して日々、達成感を味わいましょう！
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